Application de notes avec contacts : que choisir ?
Vous avez noté quelque chose sur Sarah après un déjeuner en juin : le nom du prestataire qu'elle recommandait, et le fait qu'elle change de poste à l'automne. Nous sommes en octobre. Vous savez que la note existe. Vous ne savez plus si elle se trouve dans votre application de notes, dans le champ « Notes » de sa fiche, ou dans un message que vous vous êtes envoyé.
C'est cette recherche qui fait taper « application de notes avec contacts ». Deux outils font chacun la moitié du travail, et rien ne les relie.
Une application de notes sait ce que vous avez écrit. Un carnet d'adresses sait qui sont les gens. La question utile — « qu'est-ce que je sais de cette personne ? » — se trouve exactement entre les deux.
Les quatre solutions habituelles
Une application de notes, une note par personne
Notes d'Apple, Google Keep, Bear. On y écrit vite, la recherche fonctionne, l'outil est toujours sous la main. Vous créez une note « Sarah » et vous la complétez.
Cela tient pour cinq personnes. Au-delà, la note sur Sarah côtoie la liste de courses et le compte rendu de réunion ; une note qui concerne Sarah et Thomas doit vivre à un seul endroit ou être recopiée ; et rien n'est daté, sauf à le faire à la main.
Le champ « Notes » du carnet d'adresses
Tous les téléphones en ont un. Il est rattaché à la bonne personne, et c'est sa seule qualité. C'est un bloc de texte unique, sans dates, sans recherche d'une personne à l'autre, où le deuxième paragraphe se lit après avoir fait défiler les numéros. Il convient pour « allergique aux fruits à coque ». Pas pour un historique.
Un espace de travail construit soi-même
Notion, Obsidian, une base avec une table « Personnes » et une table « Notes » reliées. Le problème est réellement résolu — à condition de concevoir le système, puis de l'entretenir. Chaque nouvelle note demande de renseigner une relation, et l'ensemble fonctionne aussi longtemps que vous le maintenez. Nous avons comparé ce compromis dans Une alternative à Notion pour la prise de notes personnelle.
Un CRM
HubSpot, Pipedrive et les autres rattachent très bien des notes à des personnes. Ils supposent aussi que vous vendez : tunnels, étapes d'affaire, propriétaire du prospect. Si vos contacts sont des clients, des confrères, des partenaires et des amis plutôt que des prospects, l'essentiel de l'écran vous encombre.
Les cinq choses que le lien doit faire
Quel que soit l'outil, soumettez-le à ces cinq critères. Ils distinguent une application de notes qui possède une fonction contacts d'une application où les deux travaillent ensemble.
- Relier en écrivant. Vous mentionnez la personne au milieu d'une phrase, et le lien existe. Si relier est une étape à part, après l'écriture, elle disparaît en un mois.
- Une note, plusieurs personnes. La note d'une réunion à trois apparaît sur les trois fiches, sans être recopiée.
- Un historique daté par personne. Vous ouvrez une fiche et vous voyez toutes les notes et tous les échanges dans l'ordre, le plus récent en haut. C'est la vue qu'un carnet d'adresses ne peut pas offrir.
- De la place pour les notes qui ne concernent personne. Idées, notes de lecture, brouillons. Si l'outil impose de rattacher chaque note à un contact, vous garderez une seconde application de notes, et la séparation reviendra.
- Une recherche commune. Taper « prestataire » retrouve la note ; taper « Sarah » retrouve la personne et tout ce qui lui est rattaché.
Le comparatif
| Relier en écrivant | Une note, plusieurs personnes | Historique daté par personne | Notes sans personne | Entretien | |
|---|---|---|---|---|---|
| Application de notes | Non | Non | Non | Oui | Faible |
| Champ du carnet d'adresses | — | Non | Non | Non | Faible |
| Espace construit soi-même | Après paramétrage | Oui | Après paramétrage | Oui | Élevé |
| CRM | En partie | Oui | Oui | Malaisé | Moyen |
| Application de notes pensée autour des contacts | Oui | Oui | Oui | Oui | Faible |
Quand vous n'en avez pas besoin
Si vous échangez régulièrement avec moins de dix personnes, une note bien tenue par personne suffit, et un outil de plus vous coûtera davantage qu'il ne rapporte. Le lien devient rentable quand vous ne pouvez plus garder tout le monde en tête — en général au-delà d'une trentaine de relations actives, ou la première fois que vous posez à un client une question à laquelle il a déjà répondu.
Ce qu'il faut écrire une fois l'endroit trouvé est une autre question, traitée dans Se souvenir des détails sur les gens.
Où Keepsake intervient
Keepsake est une application de notes pensée autour de ce lien. Tapez @ dans une note ou une tâche pour mentionner une personne : la note s'affiche sur sa fiche, à côté des échanges datés que vous y avez consignés. Une note peut mentionner plusieurs personnes, ou aucune. Les entreprises ont leur propre fiche, reliée aux personnes qui y travaillent. Le détail est dans le guide des profils de contacts.
En résumé
Une application de notes avec contacts vaut la peine quand elle fait ce qu'un carnet d'adresses et une application de notes ne font pas séparément : répondre à « qu'est-ce que je sais de cette personne ? » sur un seul écran. Vérifiez que le lien se crée pendant l'écriture, qu'une note peut appartenir à plusieurs personnes, et que chaque personne a un historique daté.
Reprenez ensuite vos cinq dernières notes sur des gens, et regardez où elles se trouvent aujourd'hui. C'est cet écart que vous cherchez à combler.
Keepsake réunit vos tâches, vos notes et vos contacts au même endroit, pour que chaque chose ait sa place. Essayez gratuitement pendant 30 jours.