Liste de tâches trop longue : le problème n'est pas ce que vous faites
Votre liste de tâches compte soixante-dix lignes. Certaines sont là depuis mars. Vous en cochez cinq ou six par jour, vous en ajoutez autant, et le total ne bouge pas. Le matin, vous ne la lisez plus en entier : vous parcourez les dix premières lignes, vous choisissez ce qui paraît urgent, et vous refermez.
La conclusion habituelle est qu'il faudrait travailler plus vite, ou mieux prioriser. C'est rarement le bon diagnostic.
Une liste qui ne diminue jamais n'a pas trop d'entrées. Elle n'a pas assez de sorties.
Une seule porte de sortie
Dans la plupart des listes, une ligne n'a qu'une façon d'en sortir : être faite. Tout ce qui ne peut pas être fait aujourd'hui reste donc là, au même niveau que ce qui doit l'être. Relisez les vingt lignes les plus anciennes de votre liste ; vous y trouverez presque toujours les mêmes cinq familles.
Ce qui n'est pas pour maintenant. « Renouveler l'assurance » — dans quatre mois. La tâche est réelle, mais la voir chaque jour d'ici là ne sert à rien.
Ce qui est un jour, peut-être. « Apprendre à utiliser le logiciel de montage », « refaire la page À propos ». Des envies sincères, sans date et sans engagement. Elles occupent la même place qu'une échéance de vendredi.
Ce qui attend quelqu'un d'autre. « Valider le devis » — mais c'est le client qui doit répondre. Vous ne pouvez rien cocher, seulement relancer.
Ce qui n'est pas une tâche. « Code du portail : 4471 », « Marc préfère être appelé le matin ». Des informations, rangées dans la liste faute d'un meilleur endroit.
Ce qui n'a plus lieu d'être. Le projet a été abandonné en juin, la tâche est restée.
Aucune de ces lignes ne sera jamais cochée telle quelle. Elles s'accumulent, et chacune rend la liste un peu plus difficile à lire.
Pourquoi c'est plus grave qu'un simple encombrement
Une liste trop longue ne fait pas que prendre de la place. Elle cesse d'être lue. Quand il faut parcourir soixante-dix lignes pour trouver les trois qui comptent aujourd'hui, on arrête de la parcourir — et la tâche importante coincée en ligne quarante est oubliée exactement comme si elle n'avait jamais été notée.
S'y ajoute un coût moins visible : chaque ligne en retard rappelle quelque chose qu'on n'a pas fait. Ouvrir sa liste devient désagréable, alors on l'ouvre moins.
Ce qui ne marche pas
Mieux prioriser
Les matrices d'urgence et d'importance trient la liste. Elles ne la raccourcissent pas. Une tâche classée « ni urgente ni importante » reste dans la liste, simplement rangée en bas — là où personne ne regarde, ce qui était déjà le problème.
Recommencer une liste propre
Ouvrir une nouvelle application, recopier ce qui compte, repartir de zéro : c'est soulageant pendant deux semaines. Puis les mêmes cinq familles réapparaissent, parce que rien n'a changé dans la façon dont une ligne peut sortir.
Tout faire d'un coup
Une matinée consacrée à « vider la liste » règle les petites tâches et laisse précisément celles qui ne peuvent pas être faites — celles qui attendent une date, une réponse ou une décision.
Donner une sortie à chaque famille
La liste du jour ne doit contenir que ce qui peut être fait aujourd'hui. Tout le reste a besoin d'un autre endroit, et chaque famille a le sien.
- Pas maintenant → une date. Reportez la tâche au jour où elle redevient utile. Elle disparaît d'ici là et revient seule au bon moment.
- Un jour, peut-être → hors des journées. Gardez-la, mais dans une liste à part que vous parcourez une fois par mois, pas chaque matin.
- En attente de quelqu'un → rattachée à la personne. La tâche vit sur la fiche du client. Vous la retrouvez au moment où vous lui parlez, qui est le seul moment où elle est utile.
- Pas une tâche → une note. L'information va là où l'on cherche une information : sur la fiche de la personne, dans les notes du projet.
- Plus d'actualité → supprimée. Sans culpabilité. Une tâche abandonnée qu'on ne supprime pas continue de coûter de l'attention.
Nous avons décrit en amont comment éviter que ces familles se mélangent à la saisie, dans Ne rien oublier au travail. Cet article traite l'aval : la liste qui a déjà débordé.
Le tri : trente minutes, une fois
Prenez votre liste entière, de la plus ancienne ligne à la plus récente, et posez une seule question à chacune : est-ce que je peux la faire cette semaine ? Si oui, elle reste. Si non, elle prend l'une des cinq sorties ci-dessus. Ne faites aucune tâche pendant le tri, même rapide : vous perdriez le fil.
Sur une liste de soixante-dix lignes, il en reste généralement entre quinze et vingt-cinq. La liste n'était pas trop longue parce que vous en faisiez trop peu, mais parce qu'elle mélangeait ce qui est à faire avec ce qui est à garder.
Ensuite, une règle suffit à tenir : chaque fois qu'une ligne survit trois jours sans être touchée, elle prend une sortie.
Où Keepsake intervient
Dans Keepsake, chaque tâche a un bouton Repousser qui la renvoie à une date — demain, lundi prochain, le 1er du mois, dans six mois — ou dans Un jour, qui la sort de vos journées sans la perdre. Une tâche peut être reliée à une personne avec @ : elle s'affiche alors sur sa fiche de contact. Et les informations qui ne sont pas des tâches ont leur place dans des notes, liées au même contact ou au même projet. Le détail est dans le guide des tâches.
En résumé
Une liste de tâches qui ne raccourcit jamais ne mesure pas votre manque d'efficacité. Elle signale qu'une seule sortie existe — « fait » — pour cinq sortes de lignes différentes. Donnez à chacune la sienne : une date, une liste « un jour », la fiche d'une personne, une note, ou la corbeille.
Commencez par les dix lignes les plus anciennes de votre liste. Pour chacune, décidez où elle va — et regardez combien il en reste.
Keepsake réunit vos tâches, vos notes et vos contacts au même endroit, pour que chaque chose ait sa place. Essayez gratuitement pendant 30 jours.